Preproducción audiovisual: guion, storyboard y plan de rodaje paso a paso

Hay una frase que se repite en todas las productoras y que aprendí muy pronto: «los problemas que no se resuelven en preproducción se pagan en rodaje, y los que no se resuelven en rodaje se pagan en edición». Me acordé de ella hace poco, en una jornada en la que todo salió exactamente como estaba escrito. A las siete y media la cámara estaba montada, a las once teníamos las dos entrevistas, comimos a la hora y a las seis recogíamos con todos los planos de la lista tachados. Nadie se dio cuenta de lo tranquilo que había sido el día. Justo esa tranquilidad es el resultado de una buena preproducción.

La preproducción es la fase menos visible de un vídeo y la que más influye en su calidad. Es el momento de tomar todas las decisiones que se pueden tomar sin cámara: qué contamos, cómo lo vamos a ver, dónde, con quién, en qué orden y con qué medios. En esta guía repasamos cada documento y cada decisión, con el orden en que los trabajamos en el estudio.

01Qué es la preproducción y por qué marca la diferencia

En cualquier producción audiovisual hay tres fases: preproducción (todo lo que ocurre antes de grabar), producción o rodaje (la grabación en sí) y postproducción (edición, color, sonido, gráficos y entrega). La preproducción es la más barata por hora de trabajo y la que tiene más capacidad de cambiar el resultado.

La razón es sencilla: en un rodaje, cada hora implica a muchas personas, equipo alquilado, localizaciones reservadas y a veces actores. Cambiar una idea a las once de la mañana con todo montado es caro y estresante. Cambiarla en un documento, dos semanas antes, cuesta una conversación. Por eso la preproducción no es burocracia: es el lugar donde se protege la creatividad para que el día del rodaje se pueda dedicar a lo que importa, que es dirigir a las personas y cuidar cada plano.

02Del briefing al guion literario

Todo empieza con un briefing: qué objetivo tiene el vídeo, a quién se dirige, dónde se va a ver, cuánto puede durar, qué tiene que sentir y recordar quien lo vea, qué presupuesto y qué plazos hay. Con eso se trabaja el concepto, una idea creativa que se pueda resumir en una o dos frases. Si el concepto no se puede contar en voz alta en treinta segundos, todavía no está maduro.

El siguiente documento es el guion literario: la historia escrita en orden, con lo que ocurre y lo que se dice. Se escribe en presente, con descripciones breves de la acción y los diálogos o la locución. No lleva indicaciones técnicas. Es el documento que aprueba el cliente, porque se lee como un relato y permite discutir el fondo sin distraerse con la forma.

En piezas con entrevistas, como un vídeo corporativo, el guion literario es más bien una escaleta: la estructura de bloques, los mensajes que necesitamos obtener en cada uno y las preguntas que haremos para conseguirlos. El texto definitivo saldrá de lo que digan las personas.

Cómo saber si el guion está listo

• →Se puede leer en voz alta en el tiempo que durará el vídeo, con margen para momentos sin palabras.
• →Cada escena tiene una razón de estar: si se quita, algo se pierde.
• →El principio plantea algo que el final resuelve.
• →Quien lo aprueba ha entendido qué se va a ver, no solo qué se va a decir.

03Guion técnico y storyboard: traducir palabras a planos

Una vez aprobado el guion literario, se desglosa en planos. El guion técnico es una tabla con cada plano numerado, su tipo de encuadre, el movimiento de cámara, la acción, el sonido y la duración estimada. Es el puente entre la idea y el rodaje.

La tabla es un ejemplo ilustrativo. Lo importante es que cualquier persona del equipo pueda leerla y saber qué hay que grabar.

El storyboard dibuja esos planos en viñetas. No tiene por qué ser artístico: monigotes con flechas de movimiento bastan si comunican el encuadre. Hoy también se hacen storyboards con fotos de referencia, con maquetas 3D sencillas o con imágenes generadas por IA para explorar encuadres, siempre como borrador al servicio de una decisión humana. Si además se montan esas viñetas con la locución y la música provisional, se obtiene un animatic, que permite ver el ritmo antes de rodar. Lo desarrollamos en la guía de storyboard y animatic.

La lista de planos (shot list)

A partir del guion técnico, el director de fotografía y el director preparan la shot list: los planos agrupados por localización y por orientación de cámara, no por orden narrativo. Así se evita mover luces y cámara diez veces para grabar en orden. Es el documento que se lleva en la mano durante el rodaje y en el que se van tachando planos.

04Localizaciones, personas y permisos

Con los planos claros, toca saber dónde y con quién se van a grabar.

Localizar con criterio

Una visita de localización (en el sector, scouting) responde a preguntas muy concretas que ninguna foto contesta:

• →Luz: por dónde entra el sol y a qué horas. Una app de seguimiento solar como Sun Seeker o PhotoPills ayuda a prever la luz de cada ventana.
• →Sonido: tráfico, aire acondicionado, maquinaria, ecos. Grabar un minuto con el móvil en silencio dice mucho.
• →Electricidad: enchufes disponibles, potencia, si hará falta generador.
• →Espacio: si cabe el equipo, si hay sitio para retroceder la cámara, dónde se dejan cajas y vestuario.
• →Accesos y aparcamiento: horarios de carga y descarga, ascensores, distancias.
• →Plan alternativo: qué hacemos si llueve o si el espacio no está disponible.

En la visita conviene hacer fotos de cada ángulo previsto con la misma relación de aspecto del vídeo final. Esas fotos alimentan después el storyboard.

Casting y personas reales

Si hay actores, el casting se organiza con tiempo, con pruebas de cámara y una referencia clara del personaje. Si son personas de la empresa, la preproducción incluye una conversación previa con cada una: qué se le va a preguntar, cómo será el día, qué ropa conviene llevar (colores lisos, evitar rayas finas que producen efecto muaré en cámara) y la firma de la cesión de derechos de imagen, que exige el RGPD y la ley de protección del derecho a la propia imagen.

Permisos

Grabar en vía pública suele requerir autorización municipal, y cada ayuntamiento tiene sus plazos. Los espacios privados necesitan permiso de la propiedad por escrito. Si se va a volar un dron, hay que sumar los requisitos de AESA y comprobar las zonas geográficas de vuelo; lo explicamos en la guía de vídeo con dron. Y si suena música, hay que tener la licencia antes de editar, no después.

05El plan de rodaje: ordenar el tiempo

El plan de rodaje organiza todos los planos en jornadas y franjas horarias. Es un puzle con varias piezas que se condicionan entre sí: la luz natural, la disponibilidad de las personas, los horarios de la localización y la lógica de cámara.

Estos son los pasos que seguimos para construirlo:

1. 01Agrupar por localización: todo lo que ocurre en el mismo sitio se graba seguido, aunque en el vídeo aparezca en momentos distintos.
2. 02Dentro de cada localización, agrupar por orientación: primero todos los planos que miran hacia un lado y después los del lado contrario, para mover las luces una sola vez.
3. 03Fijar las anclas de luz: los exteriores que necesitan una luz concreta (el amanecer, la hora dorada) se colocan primero, y el resto se organiza alrededor.
4. 04Encajar a las personas: entrevistas y planos con actores, según su disponibilidad y procurando que no esperen horas.
5. 05Calcular tiempos reales: montaje de equipo, cambios de luz, descansos y comida. Como orientación, una entrevista con iluminación cuidada necesita entre 45 y 90 minutos de montaje antes de empezar a grabar.
6. 06Dejar margen: un 15–20 % del tiempo libre para imprevistos y para ese plano que surge sobre la marcha.
7. 07Prever un plan B: qué se adelanta si llueve o si alguien no puede venir.

La orden de rodaje

La víspera de cada jornada, el equipo recibe la orden de rodaje (call sheet). Una plantilla sencilla puede ser así:

ORDEN DE RODAJE · Jornada 1 de 2 · Martes
Proyecto: Vídeo corporativo Obrador
Localización: C/ Ejemplo, 12 · Aparcamiento en patio trasero
Amanecer 08:14 · Atardecer 18:31 · Previsión: despejado, 16 °C

LLAMADAS
07:00  Producción y cámara · montaje en obrador
07:45  Sonido y foto fija
08:30  Marta (panadera) · vestuario propio, colores lisos
10:30  Javier (gerente) · entrevista en oficina

PLAN
08:00–09:30  Planos 1.1 a 1.6 · obrador, luz de amanecer
09:30–10:30  Montaje de entrevista en oficina
10:30–11:30  Entrevista Javier (planos 2.1–2.4)
12:00–13:00  Recursos de mostrador y clientes (con cesiones)
13:00–14:00  Comida
CONTACTOS: Producción 600 000 000 · Hospital más cercano: …

Debe caber en una página y responder a cualquier pregunta práctica sin necesidad de llamar a nadie.

06Pensar la postproducción antes de grabar

Una parte de la preproducción que a menudo se olvida es decidir, antes del rodaje, cómo se va a terminar el vídeo. Muchas de esas decisiones condicionan cómo hay que grabar, y resolverlas a tiempo evita sorpresas en la sala de edición.

• →Formatos de entrega: si habrá versión horizontal 16:9 y vertical 9:16, conviene encuadrar dejando aire a los lados o grabar en 4K para recortar después con calidad.
• →Cadencia: decidir si se trabaja a 25 fotogramas por segundo (el estándar europeo) o a 24, y qué planos se grabarán a 50 o más para poder ralentizarlos.
• →Perfil de color: si se graba en un perfil logarítmico para tener más margen en el etalonaje, el montador y el colorista tienen que saberlo desde el principio.
• →Gráficos y rótulos: dejar espacio en el encuadre donde irán los textos, y tener ya definida la identidad en movimiento de la marca.
• →Sonido y música: elegir la música, o al menos su tempo y su carácter, ayuda a decidir el ritmo de los movimientos de cámara.
• →Organización del material: acordar cómo se nombran las tarjetas y carpetas, y quién hace las copias de seguridad al final de cada jornada (lo prudente es tener siempre dos copias en discos distintos antes de formatear una tarjeta).

La reunión de producción

Unos días antes del rodaje celebramos una reunión con todas las personas clave del equipo y, si es posible, con el cliente. Se repasa el guion técnico plano a plano, se revisan las fotos de localización, se resuelven dudas de vestuario y se confirma la orden de rodaje provisional. Es una hora que ahorra muchas en el set, y sirve también para que todo el mundo comparta la misma imagen mental del vídeo.

07Equipo, material y presupuesto

La preproducción también define quién hace qué y con qué. En una producción corporativa pequeña, el equipo mínimo suele ser dirección, operador de cámara (que a menudo es también director de fotografía), sonidista y producción. En piezas más ambiciosas se suman ayudante de cámara, eléctricos, maquillaje, vestuario, arte y foto fija.

La lista de material se deriva directamente de la shot list: si hay un travelling, hace falta un slider, un estabilizador o un carro; si hay entrevistas en interior, focos con difusión y bandera; si hay exteriores con viento, protección para los micrófonos. Repasar la shot list plano a plano con el responsable de cámara es la mejor forma de no olvidar nada.

Todo esto define el coste. Los factores que más influyen en el presupuesto (jornadas, equipo humano, localizaciones, talento, música, postproducción) los explicamos en la guía sobre qué determina el presupuesto de una producción audiovisual.

Checklist de preproducción

08Una buena preproducción se nota en la pantalla

Cuando la preproducción está bien hecha, el rodaje se convierte en el momento de crear, no de resolver. El director puede dedicar su atención a que la persona entrevistada se sienta cómoda, el operador puede buscar ese reflejo de luz que no estaba previsto y el equipo trabaja con la calma de quien sabe qué viene después. Esa calma se ve en la imagen y se nota en el resultado final.

En SIMA cuidamos la preproducción con el mismo detalle que el rodaje y la edición, porque es donde la idea creativa y la estrategia de marca se convierten en un plan concreto. Puedes ver cómo trabajamos en nuestro servicio de producción audiovisual. Si tienes un vídeo en mente y quieres empezarlo con buen pie, escríbenos y lo planificamos contigo.