Cómo leer un presupuesto de diseño: alcance, entregables, revisiones y derechos

Hace un par de semanas, un cliente potencial nos enseñó tres presupuestos para el rediseño de su marca, incluido el nuestro. Las cifras iban de lo modesto a lo considerable, y su pregunta era razonable: «¿Por qué tanta diferencia?». Los pusimos uno al lado del otro y fuimos línea por línea. Uno incluía solo el logo en tres formatos; otro, el logo y una papelería básica; el nuestro, una fase de estrategia, el sistema de identidad completo, el manual y la cesión de derechos. Las tres cifras eran coherentes con lo que ofrecían. Lo que no era evidente era qué ofrecía cada una.

Un presupuesto de diseño es mucho más que un precio. Es un documento que describe qué se va a hacer, cómo, en cuánto tiempo y en qué condiciones. Leerlo bien te permite comparar con criterio, evitar malentendidos y empezar el proyecto sabiendo exactamente qué esperar.

Esta guía recorre, punto por punto, lo que debería contener un buen presupuesto de diseño, ya sea de identidad, web, espacio comercial o vídeo, y qué preguntas hacer en cada apartado. Si lo que buscas son rangos de precios para una web, los tienes en la guía sobre cuánto cuesta una web profesional.

01Las partes de un presupuesto bien hecho

Un presupuesto completo suele tener estas secciones. No todas aparecen con este nombre, pero conviene que la información esté.

Un presupuesto que solo dice «Diseño de logotipo: X €» deja demasiadas preguntas en el aire. No significa que el profesional no sea bueno, pero sí que conviene pedirle que concrete antes de firmar.

02El alcance: qué se va a hacer exactamente

El alcance es la descripción del trabajo. Es la parte más importante, porque es la que determina el precio y la que más malentendidos puede generar si es vaga.

Las fases

Un buen alcance describe las fases del proyecto: descubrimiento, estrategia, diseño, desarrollo, entrega. Cada fase tiene tareas concretas. Por ejemplo, en una identidad de marca, la fase de descubrimiento puede incluir una reunión de arranque, un análisis de competidores y entrevistas con algunos clientes. Si un presupuesto no incluye ninguna fase previa al diseño, pregunta cómo se va a entender tu negocio antes de empezar a dibujar.

El número de propuestas

En identidad visual es habitual indicar cuántas propuestas o rutas creativas se presentarán. Más propuestas no significa mejor resultado: dos o tres rutas bien pensadas y alineadas con la estrategia suelen ser más útiles que diez bocetos rápidos. Lo importante es que el número esté definido.

El volumen

En una web, el alcance debería indicar cuántas páginas o plantillas se diseñan, qué funcionalidades incluye (formularios, reservas, tienda, multidioma, blog), qué sistema de gestión de contenidos se usa y si incluye la carga de contenidos. En un espacio comercial, los metros cuadrados, el nivel de definición del proyecto y si incluye dirección de obra.

03Los entregables: qué tendrás en tus manos al final

Los entregables son las piezas concretas que recibirás. Lo ideal es una lista cerrada, con formatos.

En un proyecto de identidad, una lista típica incluye:

• →Logotipo en sus versiones: principal, horizontal o apilada, símbolo, monocromo, positivo y negativo.
• →Archivos en formatos vectoriales (SVG, PDF, EPS si se pide) y de mapa de bits (PNG).
• →Paleta de color con referencias RGB, hexadecimal, CMYK y tinta plana si procede.
• →Tipografías corporativas, con indicación de licencias.
• →Aplicaciones concretas: tarjeta, papelería, plantillas, firma de correo, avatares.
• →Manual o guía de uso de la marca.

Si quieres saber qué debería contener ese manual, lo explicamos en la guía sobre qué incluye un manual de marca.

En un proyecto web, los entregables suelen incluir el diseño de las páginas, la web desarrollada y publicada, el acceso al gestor de contenidos, una formación básica para editar y la documentación técnica. Pregunta también si recibirás los archivos de diseño fuente (por ejemplo, el archivo de Figma) y el código.

04Revisiones, plazos y pagos

Rondas de revisión

Una ronda de revisión es una vuelta de comentarios del cliente sobre una propuesta, seguida de los ajustes del estudio. La mayoría de presupuestos incluyen dos o tres rondas por fase o por entregable. Es un número razonable si el feedback llega consolidado y claro; la guía sobre cómo dar feedback de diseño te ayuda a aprovechar cada ronda al máximo.

Conviene que el presupuesto diga qué ocurre si se necesitan más rondas: normalmente se presupuestan aparte, por horas o por ronda adicional.

Calendario

El calendario debería indicar la duración de cada fase y los hitos de entrega. Recuerda que el plazo depende también de ti: tiempos de respuesta, entrega de contenidos, aprobaciones. Un presupuesto honesto lo menciona y propone plazos de respuesta para el cliente.

Forma de pago

Lo habitual es un anticipo al empezar y el resto por hitos. Una estructura frecuente, a modo de ejemplo, es un 40 % al aceptar, un 30 % al aprobar el diseño y un 30 % a la entrega final. Cada estudio tiene la suya; lo importante es que esté por escrito y ligada a entregas.

Comprueba también si el precio incluye impuestos. Entre empresas se suele presupuestar con la indicación «IVA no incluido», y el tipo general del IVA en España es el 21 %.

Condiciones: validez, ampliaciones y cancelación

La letra pequeña de un presupuesto también es diseño de la relación. Tres condiciones merecen una lectura atenta. La primera es la validez: casi todos los presupuestos tienen una fecha límite, a menudo de treinta o sesenta días, porque la agenda del estudio cambia. La segunda son las ampliaciones: cómo se gestiona un trabajo que no estaba previsto, si se presupuesta por horas con una tarifa conocida o con una propuesta nueva para cada caso. La tercera es la cancelación o pausa: qué ocurre si el proyecto se detiene a medio camino por decisión de cualquiera de las partes, qué se factura y qué materiales se entregan hasta ese momento.

Nada de esto es desconfianza. Son acuerdos que, escritos al principio con buen ambiente, permiten resolver cualquier imprevisto con naturalidad. En nuestra experiencia, los proyectos con las condiciones más claras son también los que se viven con más tranquilidad por ambas partes.

Clave: un presupuesto detallado no es burocracia; es la primera prueba de que el estudio ha entendido tu proyecto y sabe cómo llevarlo a buen puerto.

05Costes de terceros: lo que se paga aparte

Muchos proyectos de diseño implican productos o servicios de otras empresas. Un buen presupuesto los identifica, aunque no los incluya, para que puedas calcular el coste total.

Una recomendación que damos siempre: que el dominio, el hosting y las licencias estén a nombre de tu empresa. Así, pase lo que pase, controlas tus activos digitales.

06Derechos: el apartado que más se olvida

Este es, en mi experiencia, el apartado que menos clientes leen y uno de los más importantes. Cuando un estudio crea un logo, una web o unas ilustraciones, genera una obra protegida por la propiedad intelectual. Para que tú puedas usarla con libertad, el estudio tiene que cederte los derechos de explotación.

La Ley de Propiedad Intelectual española establece que esa cesión debe hacerse por escrito y que, si el contrato no especifica la duración, se entiende limitada a cinco años, y si no especifica el ámbito territorial, al país donde se realiza. Por eso es tan importante que el presupuesto o el contrato lo diga con claridad.

Para un logotipo o una identidad de marca, lo razonable es una cesión:

• →Exclusiva, para que nadie más pueda usar ese diseño.
• →Para todo el mundo, porque tu marca puede salir de España.
• →Por el máximo tiempo legal, porque tu marca va a vivir muchos años.
• →Para todas las modalidades de explotación: reproducción, distribución, comunicación pública y transformación, lo que te permite adaptarla en el futuro.

Los derechos morales, como el reconocimiento de la autoría, son irrenunciables para el autor según la ley, pero no limitan el uso comercial normal de tu marca. Es habitual, y razonable, que el estudio pueda mostrar el proyecto en su portfolio, y suele constar en las condiciones.

Para una web, conviene distinguir entre el diseño, el código desarrollado a medida y los componentes de terceros (como un gestor de contenidos de código abierto o plugins), que tienen sus propias licencias.

07Cómo comparar varios presupuestos

Cuando tengas dos o más propuestas sobre la mesa, este método te ayudará a decidir con calma:

1. 01Haz una tabla. Pon en filas los apartados (alcance, entregables, revisiones, plazos, derechos, terceros, después de la entrega) y en columnas cada presupuesto.
2. 02Rellena con lo que dice cada uno. Donde un presupuesto no diga nada, anótalo como pregunta.
3. 03Pregunta lo que falta. Envía a cada estudio las dudas concretas. Cómo responden también dice mucho de cómo trabajan.
4. 04Iguala el alcance. Si uno incluye estrategia y otro no, o uno incluye la carga de contenidos y otro no, ajusta mentalmente las cifras para comparar lo comparable.
5. 05Mira lo que no cuesta dinero. Experiencia en proyectos como el tuyo, afinidad en la conversación, claridad del proceso, portfolio. Son factores decisivos para el resultado.
6. 06Decide por el valor. El presupuesto adecuado es el que mejor resuelve tu problema con garantías, no necesariamente el más barato ni el más caro.

Si estás en la fase de elegir con quién trabajar, la guía sobre cómo elegir un estudio de diseño web completa este método con otros criterios.

Y después de la entrega, ¿qué?

Un último apartado que conviene revisar: qué ocurre cuando el proyecto termina. Algunas preguntas útiles:

• →¿Hay un periodo de garantía para corregir errores técnicos sin coste?
• →¿Se ofrece mantenimiento o soporte posterior, y en qué condiciones?
• →¿Qué pasa si dentro de un año necesito una pieza nueva de la identidad?
• →¿Recibiré formación para gestionar la web por mi cuenta?

Una marca y una web siguen evolucionando después del lanzamiento, y tener claro cómo será esa relación evita improvisar más adelante.

08Un presupuesto claro es el primer buen diseño

Un buen presupuesto ya dice mucho del estudio que lo firma: si te han escuchado, si piensan en tu negocio y si trabajan con orden. Leerlo con atención, preguntar lo que no esté claro y comparar contenidos antes que cifras es la mejor forma de empezar un proyecto con confianza mutua.

En SIMA preparamos cada presupuesto a partir de una conversación previa sobre tu proyecto, con alcance, entregables, revisiones, calendario y derechos detallados por escrito. Si quieres que te preparemos uno, o que te ayudemos a entender alguno que ya tengas, escríbenos y lo vemos juntos.